174.1 Pengurusan Stor amnya dan Pengurusan Inventori dan Aset khasnya adalah satu aspek pengurusan kewangan yang perlu diberi perhatian yang sama berat dengan pengurusan wang tunai. Untuk mengelak pembaziran, wang terikat dengan stok yang berlebihan, kecurian dan keusangan barang-barang yang disimpan, satu kawalan terhadap stor, inventori, aset hendaklah diwujudkan supaya pengendaliannya dan cara penyimpanannya lebih kemas, cekap dan teratur.
174.2 Stok ialah barang gunahabis seperti alat tulis, alat ganti bagi tujuan penyelenggaraan dan barang kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya di mana tidak ekonomik untuk dikesan satu persatu.
174.3 Semua barang-barang tak luak ialah barang-barang yang mana bila digunakan masih dalam bentuk asalnya yang mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun dan nilai/kosnya kurang daripada RM3000 seunit.
174.4 Aset adalah barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat lebih daripada setahun dan nilai/kosnya RM3000 atau lebih seunit.
174.5 Pegawai Pengawal/Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah memastikan: -
(a) Mengawasi aktiviti perolehan serta pengurusan stor berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik.
(b) Setiap pembelian dibuat mengikut perancangan bagi mengawal pembaziran di mana paras stok hendaklah sentiasa dipantau seperti berikut: -
(i) Semua barang-barang hendaklah dibahagikan kepada Kumpulan A dan Kumpulan B
- Kumpulan A mengandungi 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi;
- Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.
(ii) Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa bagi barang-barang yang boleh dibeli di pasaran tempatan adalah seperti berikut: -
Kumpulan A - Kuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaan
Angka Menokok Stok - 3 bulan penggunaan
Kuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan
Kuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan
Kumpulan B - Kuantiti Stok Maksima - 6 bulan penggunaan
Angka Menokok Stok - 3 bulan penggunaan
Kuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan
(c) Memastikan semua inventori dan aset diselenggara dengan teratur dan Pegawai Pengawal/Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah memastikan kawalan seperti berikut dilaksanakan: -
(i) Daftar-daftar (inventori, aset dan pergerakan) hendaklah disenggarakan dan semua harta hendaklah mempunyai tanda Hak Unimas dan apabila dijual pada orang awam Hak Unimas hendaklah dipadam atau dibatalkan.
(ii) Supaya semua inventori dan aset tetap hendaklah diperiksa pada setiap hujung tahun dan hendaklah menandatangani dan menarikhkan daftar yang berkenaan dan mengemukakan satu laporan kepada Bendahari. Laporan itu hendaklah mengandungi tahun diperolehi, kos, lokasi, jenis inventori/aset dan catatan.
(iii) Memastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan hendaklah disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan di ruangan stor dan kerumitan dalam pengurusan stor.
(iv) Memastikan Harta Universiti hanya digunakan untuk tujuan rasmi.
(v) Menginsurankan harta dengan memaklumkan kepada Bendahari dan perkara-perkara yang berkaitan dengannya.
(vi) Semua kos penyelenggaraan/servis harta hendaklah direkod dan dikemaskini.
(vii) Melapor dan merekodkan penerimaan harta yang diterima dalam bentuk hadiah kepada Bendahari. Peraturan Penerimaan Hadiah di Lampiran Q.
(viii) Ketua Pusat Tanggungjawab dan pegawai –pegawai yang diberikuasa hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan tatacara pengurusan Harta Universiti. Kecuaian atau pelanggaran peraturan adalah terikat kepada Akta 605.
(ix) Membuat laporan serta-merta apabila harta Universiti didapati hilang.
(x) Mencadangkan pelupusan dengan membuat laporan kepada Jawatankuasa Pelupusan Universiti.
(d) Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan Universiti.
176.1 Semua aset dan inventori yang diperolehi hendaklah direkodkan/disenggarakan secara tepat dan memudahkan pengesanannya. Borang-borang di Lampiran R1 hingga R4 yang ditetapkan hendaklah digunakan untuk tujuan perekodan. Borang yang digunapakai ialah: -
KEW 312 - Daftar Aset
KEW 312A - Butir-butir Penyelengaraan Aset
Kew 313 - Daftar Inventori
Kew 315 - Daftar Pergerakan Aset dan Inventori
176.2 Ketua Pusat Tanggungjawab hendak memastikan penyimpanan borang-borang KEW 312, KEW 312A, KEW 313 dan KEW 315 adalah dalam keadaan selamat dan kemaskini. Tiap-tiap borang itu hendaklah difailkan mengikut nombor siri bilangan borang.