235. Kakitangan Universiti yang dikehendaki bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat, sama ada di dalam atau diluar negeri adalah layak memohon Pendahuluan Diri tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut:-
(a) Hanya pendahuluan diri bagi bayaran Elaun Sewa Hotel dan Elaun Makan semasa menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel, bertukar dan juga menjalankan tugas rasmi dan elaun pakaian panas dibenarkan.
(b) Tiada pendahuluan gaji boleh diberi kepada mana-mana kakitangan melainkan sebagaimana dilulus oleh pihak berkuasa Universiti.
(c) Pendahuluan elaun-elaun perjalanan hanya boleh dibayar dalam keadaan (situasi) sepertimana berikut:-
(i) Perjalanan Keluar Negeri bagi semua kategori kakitangan. [“Dalam Negeri dan “Keluar Negeri” adalah sebagaimana ditakrif dalam pekeliling Perkhidmatan 2 Tahun 1992]
(ii) Perjalanan dari Sarawak ke Semenanjung Malaysia bagi kakitangan dalam kategori B ke bawah sahaja.
(iii) Pendahuluan yang diberi cuma meliputi elaun diri sahaja – tiada pendahuluan untuk tambang menambang dan perbelanjaan-perbelanjaan lain. Kuontum pendahuluan yang boleh diberi adalah dalam lingkungan 75 – 85% daripada jumlah tuntutan dijangka.
(d) Tiada pendahuluan boleh dibayar kepada kakitangan untuk pembelian bahan atau peralatan. Semua perolehan hendaklah mengikut peraturan-peraturan pembelian/perolehan.
(e) Dalam keadaan di mana wang tunai mungkin diperlukan untuk kegunaan kecemasan (misalan:- untuk membeli petrol semasa kerja lapangan), pendahuluan cuma boleh diberi kepada Ketua Rombongan.
(f) Kuasa melulus adalah terhad di atas Pendahuluan Diri kepada Pegawai-Pegawai Universiti yang telah menyelesaikan kesemua pendahuluan diri yang lama. Bagi maksud ini pemohon adalah dikehendaki memberi akuan dalam borang permohonan bahawa Pendahuluan yang diambil sebelumnya, jika ada telah dibayar balik dengan sepenuhnya.
(g) Semua pendahuluan hendaklah diakaun dan/atau dikembalikan pada atau sebelum tarikh yang dicatat dalam borang pendahuluan. Jika tiada catatan mengenai ini, tarikh akhir tuntutan perlu dikembalikan ke Pejabat Bendahari adalah pada 10hb, bulan berikutan tarikh baucar pendahuluan. Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan gaji kakitangan berkenaan dipotong/ditahan sehingga amaun pendahuluan didapatkan balik. Tiada notis tambahan akan diberi oleh Pejabat Bendahari.
(h) Bayaran penaliti 10% setahun akan dikenakan kepada peminjam sekiranya gagal membayar balik baki wang pendahuluan diri yang diluluskan dalam tempoh satu (1) bulan selepas tarikh tuntutan perlu dibuat.
(i) Permohonan bagi pendahuluan diri hendaklah dikemukakan melalui Ketua Pusat Tanggungjawab masing-masing sebelum di kemukakan kepada Pejabat Bendahari.
(j) Had minima permohonan Pendahuluan Diri (untuk mengemukakan permohonan sila pastikan anggaran permohonan melebihi had minima) ialah:-
(i) Pengurusan & Profesional - RM500.00
(ii) Kumpulan Sokongan (kecuali kategori X & XI) - RM300.00
(iii) Kumpulan X dan XI - Tiada had minima
235.1 Pemberian Pendahuluan Diri tidak boleh dianggap sebagai satu kelulusan bagi membuat lawatan ke luar negeri.
235.2 Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan mengutip balik Pendahuluan Diri tersebut akan dikenakan denda surcaj atau tindakan tatatertib jika gagal untuk melaksanakan dan mematuhi syarat yang ditetapkan oleh Universiti.
* Permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dengan borang yang telah ditetapkan dalam 2 salinan dan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya 4 hari sebelum seorang pegawai bertolak. Permohonan pendahuluan hendaklah menggunakan borang yang telah ditetapkan.