Perkhidmatan Sistem e-Claim Untuk Staf Universiti
Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan bahawa tuntutan perjalanan boleh dibuat secara online di dalam Sistem e-Claim. Kemudahan ini hanya terhad kepada perjalanan pentadbiran dan kursus dalam negeri yang tidak melibatkan pelarasan wang pendahuluan oleh staf Universiti berdasarkan rekod staf yang wujud dalam Sistem Sumber Manusia. Perkhidmatan ini boleh digunakan mulai 11 September 2009.
Sistem e-Claim merupakan usaha Pejabat Bendahari untuk menambahbaik perkhidmatan bayaran kepada staf. Ianya merupakan satu kemudahan yang membolehkan Universiti mencapai objektif-objektif berikut :-
(i) Mempercepatkan proses bayaran tuntutan kepada staf
(ii) Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membuat bayaran secara kredit terus ke aun bank staf
(iii) Memberi kemudahan kepada Pusat Tanggungjawab untuk membuat pemantauan ke atas perbelanjaan berkaitan
Melalui sistem ini semua bayaran tuntutan perjalanan kepada staf Universiti akan dikredit terus ke dalam akauan staf di RHB Bank Berhad.
Bagi menjamin kelicinan perkhidmatan Sistem e-Claim, Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan berikut :-
(1) Memaklumkan kepada staf agar membuka akaun di bank yang ditetapkan iaitu RHB Bank Berhad
(ii) Memastikan nombor akaun staf yang dikemaskini dalam sistem e-Claim adalah tetap dan sah
(iii) Menyemak borang tuntutan beserta dokumen sokongan berdasarkan kelayakan dan peraturan yang ditetapkan
(iv) Memastikan vot perbelanjaan yang bersesuaian digunakan
(v) Menyimpan salinan asal borang tuntutan dan dokumen sokongan selama tujuh (7) tahun bagi tujuan pemeriksaan Pejabat Bendahari, Audit Dalaman, Audit Negara dan agensi-agensi Kerajaan yang memerlukan