Skim pembiayaan pinjaman komputer ditawarkan kepada semua anggota bertaraf tetap atau pegawai-pegawai yang berkhidmat secara kontrak.
237. Tafsiran di bawah ini hendaklah diikuti: -
“anggota” bererti Pegawai/Kakitangan Universiti
“membeli/pembelian komputer” bererti pembelian komputer baru termasuk perkakasan dan perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer.
“harga belian” bererti jumlah kos bagi komputer yang akan dibeli oleh Universiti melalui bayaran seperti berikut:
i) Amaun pembiayaan Universiti yang diluluskan kepada anggota;
ii) Bayaran muka yang ditanggung oleh anggota jika harga komputer melebihi kelayakan anggota.
“amaun pembiayaan Universiti” bererti jumlah yang dibiayai oleh Universiti berdasarkan kepada kelayakan anggota.
“bayaran muka” bererti amaun perbezaan di antara harga belian dengan amaun pembiayaan Universiti.
“harga jualan” bererti jumlah sebenar yang akan dibayar oleh anggota seperti berikut:
i) Bayaran muka yang ditanggung oleh anggota jika harga komputer melebihi kelayakan anggota;
ii) Amaun pembiayaan dan keuntungan Universiti.
“keuntungan” bererti satu kadar keuntungan yang akan ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.
238. Peraturan Mengemukakan Permohonan
a) Semua permohonan hendaklah dikemukakan dalam borang permohonan yang ditetapkan sebanyak dua (2) salinan. Selepas permohonan diluluskan, surat perjanjian hendaklah disempurnakan dan disetemkan secukupnya. Salinan borang permohonan dan empat (4) salinan surat perjanjian yang telah disempurnakan hendaklah diedarkan seperti berikut:
i) Salinan asal dan salinan kedua borang permohonan dan surat perjanjian hendaklah dikembarkan kepada baucar bayaran dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari.
“membeli/pembelian komputer” bererti pembelian komputer baru termasuk perkakasan dan perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer.
“harga belian” bererti jumlah kos bagi komputer yang akan dibeli oleh Universiti melalui bayaran seperti berikut:
i) Amaun pembiayaan Universiti yang diluluskan kepada anggota;
ii) Bayaran muka yang ditanggung oleh anggota jika harga komputer melebihi kelayakan anggota.
“amaun pembiayaan Universiti” bererti jumlah yang dibiayai oleh Universiti berdasarkan kepada kelayakan anggota.
“bayaran muka” bererti amaun perbezaan di antara harga belian dengan amaun pembiayaan Universiti.
“harga jualan” bererti jumlah sebenar yang akan dibayar oleh anggota seperti berikut:
i) Bayaran muka yang ditanggung oleh anggota jika harga komputer melebihi kelayakan anggota;
ii) Amaun pembiayaan dan keuntungan Universiti.
“keuntungan” bererti satu kadar keuntungan yang akan ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.
238. Peraturan Mengemukakan Permohonan
a) Semua permohonan hendaklah dikemukakan dalam borang permohonan yang ditetapkan sebanyak dua (2) salinan. Selepas permohonan diluluskan, surat perjanjian hendaklah disempurnakan dan disetemkan secukupnya. Salinan borang permohonan dan empat (4) salinan surat perjanjian yang telah disempurnakan hendaklah diedarkan seperti berikut:
i) Salinan asal dan salinan kedua borang permohonan dan surat perjanjian hendaklah dikembarkan kepada baucar bayaran dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari.
ii) Salinan ketiga borang permohonan dan surat perjanjian hendaklah disimpan oleh Pejabat Bendahari yang meluluskan permohonan itu dan bertanggungjawab menguruskan bayaran pembiayaan komputer melalui potongan gaji bulanan.
iii) Salinan keempat borang permohonan dan surat perjanjian hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota.
b) Permohonan hendaklah disertakan dengan sebutharga yang menyenaraikan perkakasan dan perisian yang disertakan bersama pembelian komputer.
c) Borang permohonan pembiayaan komputer Lampiran AC hendaklah dipakai.
239. Syarat-syarat Pembiayaan
iii) Salinan keempat borang permohonan dan surat perjanjian hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota.
b) Permohonan hendaklah disertakan dengan sebutharga yang menyenaraikan perkakasan dan perisian yang disertakan bersama pembelian komputer.
c) Borang permohonan pembiayaan komputer Lampiran AC hendaklah dipakai.
239. Syarat-syarat Pembiayaan
a) Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer berkenaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.
Syarat-syarat Pembiayaan
b) Jika aanggota ingin menukar konfigurasi komputer yang hendak dibeli, anggota hendaklah mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Bendahari yang meluluskan pembiayaan dan permohonan itu hendaklah disertakan dengan salinan baucar dan surat kelulusan pembelian komputer.
240. Amaun Pembiayaan Maksimum
a) Amaun pembiayaan maksimum yang boleh diberi kepada seseorang anggota ialah sebanyak RM5,000.00 dan akan dikira kepada angka ratusan yang terdekat. Kakitangan Universiti dibenarkan membuat pinjaman komputer setiap lima (5) tahun sekali.
b) Amaun pembiayaan ini boleh digunakan untuk membeli sebuah komputer baru termasuk aksesorinya atau untuk tujuan peningkatan komputer.
c) Sekiranya harga belian komputer tersebut adalah melebihi daripada amaun pembiayaan maksimum, anggota hendaklah menjelaskan sendiri amaun bayaran muka. Bayaran muka ini akan dianggap telah dijelaskan di dalam perkiraan bayaran balik.
241. Pembayaran Balik
Harga jualan, setelah ditolak bayaran muka, hendaklah dibayar balik oleh anggota secara ansuran dan melalui potongan gaji pada tiap-tiap bulan.
242. Tempoh Pembayaran Balik
a) Tempoh bayaran balik adalah tidak melebihi 48 bulan.
b) Bayaran balik hendaklah diselesaikan sepenuhnya dalam tempoh yang dipersetujui atau dalam kes tertentu di mana seseorang anggota berada dalam kesempitan (‘Asarah) seperti mengalami kebakaran atau banjir, Bendahari boleh atas budibicaranya membenarkan mereka membayar balik pembiayaan itu dengan cara dan tempoh yang ditentukan.
c) Baki harga jualan boleh diselesaikan lebih awal dari tempoh yang ditetapkan di atas. Dalam hal yang demikian Bendahari atas budibicaranya boleh memberikan “Muqassah” Rebate mengikut kadar yang akan ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara dari masa ke semasa.
d) Baki harga jualan hendaklah diselesaikan sepenuhnya sebelum anggota bersara atau meninggalkan perkhidmatan. Dengan yang demikian tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi baki tempoh perkhidmatan anggota dengan Universiti.
e) Baki harga jualan bagi anggota yang meninggal dunia boleh diselesaikan oleh waris si mati secara sekaligus atau dituntut daripada penjamin.
f) Baki harga jualan anggota yang meletak jawatan atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah diselesaikan secara sekaligus sebelum tarikh meninggalkan perkhidmatan atau dituntut daripada penjamin sekiranya anggota tidak dapat dikesan.
g) Selagi anggota masih berkhidmat dengan Universiti bayaran ansuran bulanan hendaklah dibuat dengan cara potongan bulanan daripada gaji anggota. Bendahari adalah diberi kuasa untuk membuat potongan sekaligus semua ansuran yang tertunggak daripada gaji anggota berkenaan.
h) Bendahari adalah diberikuasa untuk memberi penangguhan bayaran ansuran bulanan pembiayaan komputer kepada anggota yang telah diluluskan cuti tanpa gaji/cuti separuh gaji oleh Universiti. Dalam hal demikian tempoh bayaran balik hendaklah dijadualkan semula tanpa dikenakan apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh berkenaan.
243. Kelulusan
a) Kakitangan yang berjaya akan mendapat surat kelulusan dan tawaran pembiayaan komputer.
b) Surat perjanjian (salinan) pembiayaan komputer seperti di Lampiran AD adalah dikehendaki (ditanggung oleh pemohon) disetem secukupnya berdasarkan kepada amaun pembiayaan Universiti seperti berikut:
Amaun Bayaran Setem - Bagi tiap-tiap RM500.00 atau sebahagian darinya ialah RM2.50.
244. Cara-cara Mengakaun Pembiayaan
a) Peraturan-peraturan bagi menguruskan akaun pembiayaan komputer:
i) Pembiayaan yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir bulan tersebut dan bayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan dari gaji tidak lewat dari dua (2) bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pembiayaan yang dikeluarkan pada bulan Januari potongan hendaklah bermula dari gaji bulan Mac. Potongan dari gaji akan dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam kumpulan wang pendahuluan komputer pada hujung bulan dalam mana potongan ini dibuat;
ii) Semua pembiayaan akan diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer;
iii) Jumlah keuntungan hendaklah dikreditkan pada mulanya ke dalam Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer yang berkenaan dan kemudiannya dipindahkan kepada hasil pada 31 Disember tiap-tiap tahun;
iv) Anggota adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan bayaran ansuran jika potongan dari gaji bulanan tidak sempat dibuat;
v) Jika anggota itu bertukar dari Jabatan Persekutuan Negeri ke Universiti, sijil gaji akhirnya hendaklah menyatakan butir-butir mengenai baki yang belum selesai dan amaun bayaran balik yang dikenakan tiap-tiap bulan. Baki pembiayaan yang belum diselesaikan itu hendaklah dijelaskan oleh Universiti kepada Jabatan Negeri/ Persekutuan melalui kumpulan wang pendahuluan komputer dan anggota berkenaan kemudiannya hendaklah menjelaskan baki harga jualan itu kepada Universiti dan sebaliknya.
244. b) Bendahari adalah bertanggungjawab sepenuhnya mengambil tindakan yang perlu untuk mendapatkan bayaran balik menerusi potongan gaji anggota atau mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan kepada perjanjian pembiayaan komputer yang berkenaan.
245. Peraturan-peraturan Selepas Kelulusan
a) Cek pembayaran akan dikeluarkan atas nama penjual.
b) Seseorang anggota yang mendapat pembiayaan membeli komputer atau peningkatan komputer hendaklah menyerahkan resit, inbois bagi komputer yang dibelinya itu kepada Bendahari yang meluluskan permohonannya dalam tempoh tiga puluh (30) hari selepas cek bayaran diterima. Sekiranya anggota itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh tiga puluh (30) hari, maka pembiayaan itu dianggap sebagai terbatal. Bendahari adalah berhak untuk mendapatkan kembali kesemua jumlah pembiayaan yang telah diluluskan dan amaun keuntungan Universiti bagi tempoh berkenaan secara sekaligus. Gaji dan elaun-elaun anggota berkenaan tidak akan dibayar sehingga kesemua jumlah pembiayaan dan keuntungan itu dijelaskan.
c) Jika pembiayaan komputer dibatalkan atas sebab-sebab selain daripada di para 245(b) termasuk pembatalan pembiayaan di atas pilihan sendiri, bayaran balik baki harga jualan komputer yang telah diluluskan hendaklah dituntut sekaligus. Gaji dan elaun anggota berkenaan tidak akan dibayar sehingga kesemua jumlah pembiayaan dan keuntungan itu dijelaskan.
d) Sebuah buku daftar pembiayaan pembelian komputer mengenai semua pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan. Buku itu hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
i) Tarikh pembiayaan diluluskan;
ii) Jumlah pembiayaan;
iii) Tarikh cek pembiayaan diterima di pejabat anggota;
iv) Tarikh cek pembiayaan diterima oleh anggota;
v) Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek;
vi) Nombor tarikh resit pembelian;
vii) Nombor dan tarikh invois pembelian;
viii) Jumlah tempoh bayaran balik;
ix) Tarikh ansuran pertama bayaran balik pembiayaan dimulakan; dan
e) Salinan-salinan fotostat bagi resit pembelian dan invois hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota yang mendapat pembiayaan.
f) Pembiayaan ini direkodkan dalam buku perkhidmatan anggota.
246. Tindakan Surcaj dan Tatatertib
Semua Pegawai Universiti yang mendapat pembiayaan membeli komputer hendaklah mematuhi peraturan sepenuhnya. Kegagalan mematuhi peraturan dan arahan-arahan tersebut boleh mengakibatkan anggota yang bertanggungjawab dikenakan surcaj atau tindakan tatatertib.
c) Sekiranya harga belian komputer tersebut adalah melebihi daripada amaun pembiayaan maksimum, anggota hendaklah menjelaskan sendiri amaun bayaran muka. Bayaran muka ini akan dianggap telah dijelaskan di dalam perkiraan bayaran balik.
241. Pembayaran Balik
Harga jualan, setelah ditolak bayaran muka, hendaklah dibayar balik oleh anggota secara ansuran dan melalui potongan gaji pada tiap-tiap bulan.
242. Tempoh Pembayaran Balik
a) Tempoh bayaran balik adalah tidak melebihi 48 bulan.
b) Bayaran balik hendaklah diselesaikan sepenuhnya dalam tempoh yang dipersetujui atau dalam kes tertentu di mana seseorang anggota berada dalam kesempitan (‘Asarah) seperti mengalami kebakaran atau banjir, Bendahari boleh atas budibicaranya membenarkan mereka membayar balik pembiayaan itu dengan cara dan tempoh yang ditentukan.
c) Baki harga jualan boleh diselesaikan lebih awal dari tempoh yang ditetapkan di atas. Dalam hal yang demikian Bendahari atas budibicaranya boleh memberikan “Muqassah” Rebate mengikut kadar yang akan ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara dari masa ke semasa.
d) Baki harga jualan hendaklah diselesaikan sepenuhnya sebelum anggota bersara atau meninggalkan perkhidmatan. Dengan yang demikian tempoh maksimum pembiayaan hendaklah tidak melebihi baki tempoh perkhidmatan anggota dengan Universiti.
e) Baki harga jualan bagi anggota yang meninggal dunia boleh diselesaikan oleh waris si mati secara sekaligus atau dituntut daripada penjamin.
f) Baki harga jualan anggota yang meletak jawatan atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah diselesaikan secara sekaligus sebelum tarikh meninggalkan perkhidmatan atau dituntut daripada penjamin sekiranya anggota tidak dapat dikesan.
g) Selagi anggota masih berkhidmat dengan Universiti bayaran ansuran bulanan hendaklah dibuat dengan cara potongan bulanan daripada gaji anggota. Bendahari adalah diberi kuasa untuk membuat potongan sekaligus semua ansuran yang tertunggak daripada gaji anggota berkenaan.
h) Bendahari adalah diberikuasa untuk memberi penangguhan bayaran ansuran bulanan pembiayaan komputer kepada anggota yang telah diluluskan cuti tanpa gaji/cuti separuh gaji oleh Universiti. Dalam hal demikian tempoh bayaran balik hendaklah dijadualkan semula tanpa dikenakan apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh berkenaan.
243. Kelulusan
a) Kakitangan yang berjaya akan mendapat surat kelulusan dan tawaran pembiayaan komputer.
b) Surat perjanjian (salinan) pembiayaan komputer seperti di Lampiran AD adalah dikehendaki (ditanggung oleh pemohon) disetem secukupnya berdasarkan kepada amaun pembiayaan Universiti seperti berikut:
Amaun Bayaran Setem - Bagi tiap-tiap RM500.00 atau sebahagian darinya ialah RM2.50.
244. Cara-cara Mengakaun Pembiayaan
a) Peraturan-peraturan bagi menguruskan akaun pembiayaan komputer:
i) Pembiayaan yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir bulan tersebut dan bayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan dari gaji tidak lewat dari dua (2) bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pembiayaan yang dikeluarkan pada bulan Januari potongan hendaklah bermula dari gaji bulan Mac. Potongan dari gaji akan dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam kumpulan wang pendahuluan komputer pada hujung bulan dalam mana potongan ini dibuat;
ii) Semua pembiayaan akan diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer;
iii) Jumlah keuntungan hendaklah dikreditkan pada mulanya ke dalam Kumpulan Wang Pendahuluan Komputer yang berkenaan dan kemudiannya dipindahkan kepada hasil pada 31 Disember tiap-tiap tahun;
iv) Anggota adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan bayaran ansuran jika potongan dari gaji bulanan tidak sempat dibuat;
v) Jika anggota itu bertukar dari Jabatan Persekutuan Negeri ke Universiti, sijil gaji akhirnya hendaklah menyatakan butir-butir mengenai baki yang belum selesai dan amaun bayaran balik yang dikenakan tiap-tiap bulan. Baki pembiayaan yang belum diselesaikan itu hendaklah dijelaskan oleh Universiti kepada Jabatan Negeri/ Persekutuan melalui kumpulan wang pendahuluan komputer dan anggota berkenaan kemudiannya hendaklah menjelaskan baki harga jualan itu kepada Universiti dan sebaliknya.
244. b) Bendahari adalah bertanggungjawab sepenuhnya mengambil tindakan yang perlu untuk mendapatkan bayaran balik menerusi potongan gaji anggota atau mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan kepada perjanjian pembiayaan komputer yang berkenaan.
245. Peraturan-peraturan Selepas Kelulusan
a) Cek pembayaran akan dikeluarkan atas nama penjual.
b) Seseorang anggota yang mendapat pembiayaan membeli komputer atau peningkatan komputer hendaklah menyerahkan resit, inbois bagi komputer yang dibelinya itu kepada Bendahari yang meluluskan permohonannya dalam tempoh tiga puluh (30) hari selepas cek bayaran diterima. Sekiranya anggota itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh tiga puluh (30) hari, maka pembiayaan itu dianggap sebagai terbatal. Bendahari adalah berhak untuk mendapatkan kembali kesemua jumlah pembiayaan yang telah diluluskan dan amaun keuntungan Universiti bagi tempoh berkenaan secara sekaligus. Gaji dan elaun-elaun anggota berkenaan tidak akan dibayar sehingga kesemua jumlah pembiayaan dan keuntungan itu dijelaskan.
c) Jika pembiayaan komputer dibatalkan atas sebab-sebab selain daripada di para 245(b) termasuk pembatalan pembiayaan di atas pilihan sendiri, bayaran balik baki harga jualan komputer yang telah diluluskan hendaklah dituntut sekaligus. Gaji dan elaun anggota berkenaan tidak akan dibayar sehingga kesemua jumlah pembiayaan dan keuntungan itu dijelaskan.
d) Sebuah buku daftar pembiayaan pembelian komputer mengenai semua pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan. Buku itu hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
i) Tarikh pembiayaan diluluskan;
ii) Jumlah pembiayaan;
iii) Tarikh cek pembiayaan diterima di pejabat anggota;
iv) Tarikh cek pembiayaan diterima oleh anggota;
v) Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek;
vi) Nombor tarikh resit pembelian;
vii) Nombor dan tarikh invois pembelian;
viii) Jumlah tempoh bayaran balik;
ix) Tarikh ansuran pertama bayaran balik pembiayaan dimulakan; dan
e) Salinan-salinan fotostat bagi resit pembelian dan invois hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota yang mendapat pembiayaan.
f) Pembiayaan ini direkodkan dalam buku perkhidmatan anggota.
246. Tindakan Surcaj dan Tatatertib
Semua Pegawai Universiti yang mendapat pembiayaan membeli komputer hendaklah mematuhi peraturan sepenuhnya. Kegagalan mematuhi peraturan dan arahan-arahan tersebut boleh mengakibatkan anggota yang bertanggungjawab dikenakan surcaj atau tindakan tatatertib.